文章转自《战略财务》杂志 　　要成为最佳领导者，需掌握时间管理方法并保持专注。 　　领导者往往有“贪多”的倾向，这会影响他们的工作效力。想象一下，在20世纪50年代或60年代的某个美国综艺节目中，一位表演者拿着几根又长又细的杆子走上舞台。刚开始，她把一个盘子放在一根杆子上旋转，然后又将一个盘子放在另一根杆子上旋转，如此下去，直到旋转的盘子有20个甚至更多。有些盘子转得快，有些盘子转得慢，有些摇摇晃晃快要掉了。表演者加的盘子越多，就越是急于让所有盘子保持正常旋转，而更少关注每个盘子，相应地，盘子掉落摔碎的可能性也就越大。 　　这样的事正发生在你身上吗？想想你所有的承诺和责任。你是否也旋转了太多的盘子？我曾陷入过这样的恶性循环。我说服自己很忙，有很多事要做，但其实我并不是一直在前进，有时只是原地打转而已。 　　当一个同事或朋友问“进展如何”时，我总是回答：“还行，只是很忙。”听起来很熟悉吧？忙碌会让很多人上瘾，但它并不能让我们更有效率或更快乐。这通常意味着我们没有很好地利用一些时间。我们常常厌倦让所有的盘子同时旋转——这最终会让我们疲惫不堪甚至精疲力竭。下文介绍的四个步骤，有助于领导者改变这种状态，打破阻碍高效领导的恶性循环。 　　排列工作优先顺序 　　你上一次因为同事希望立即得到答复的那些“紧急”但不重要的工作，花费几乎一整天时间进行不必要的“灭火”是什么时候？我们经常急于把这些看似时间紧迫的工作从清单上划掉，或者急着做那些我们认为可以快速处理的事情（如清理收件箱），因为我们从长长的待办事项清单上划掉更多的事项时，会产生一种错误的成就感。 　　问题是我们所做的这些工作并不是当天需要完成的最重要的几件事，且对我们实现长期目标没有帮助。而且不可避免的是，更重要的工作将会因为被我们忽略得太久而变得真正紧急起来。 　　尝试使用Stephen Covey所著的《高效能人士的七个习惯》中提到的时间管理方法：艾森豪威尔法则（可通过eisenhower.me下载app），将你的待办事项分成以下四部分并按照优先级排序： 　　1. 紧急且重要：管理这些紧急的问题并尽量把工作分配下去，确保将事情做好。在某种程度上，这类问题对你的职业或生活至关重要，需要尽快完成。小贴士：想一想下次如何更好地提前计划，避免拖延。 　　2. 重要但不紧急：每天至少花一个小时专注于这类工作，把它们看作帮助你实现个人目标和职业目标的机会。这些“种子”可能不会在几个星期甚至几个月内“开花”，但从长远来看是很重要的。小贴士：花20分钟收听播客，如IMA的“Count Me In”系列节目，有助于职业发展或激发兴趣。 　　3. 紧急但不重要：通过分派或重新安排来减少这类工作造成的干扰。我们无法实现长期目标的最大原因是我们一直忙得不可开交，而不是按照相对重要性来划分任务的先后顺序。小贴士：定期和那些经常干扰你的人开个短会，这样你就可以一次解决他们所有的问题。 　　4. 不紧急也不重要：通过取消或忽略这类工作来避免干扰。要认识到，通常我们把这类工作放在优先位置的原因，是我们累了，需要休息。小贴士：留出一段时间来查看信息，而不是每次手机一响就翻看。 　　停止同时处理多项工作 　　“多任务处理能力”似乎是雇主期望员工应具备的标准特质。在我们所处环境下，多任务处理是指同时做多件事，比如回复短信和电子邮件，在参加会议或研讨会时不断查看日程表。问题是你在不同工作之间来回切换会浪费大量的时间，削弱你的注意力。你有多少次在会议或研讨会上因为不够专注而忘记了80%的讨论内容？根据目标的优先级把时间分块，集中精力完成需要优先处理的工作。只有当另一个不太重要的工作能在基本不需要费心的情况下快速完成时，才能同时处理多项工作。 　　知道什么时候关上门 　　总是开着办公室的门会适得其反。如果你的日程表像搭乐高积木一样，那么你会一直忙碌、焦虑且时间不够用。领英执行主席Jeff Weiner每天都会专门抽出1个半到2个小时的“缓冲”时间（分成30至90分钟的时间段）来进行简单的思考，从而有时间从不同的视角看问题，也更容易看到全局。每小时休息5分钟，能帮你恢复精力和注意力，可以散散步、吃点零食、伸伸懒腰或者听听最喜欢的歌。 　　坚持练习 　　不要觉得这很容易。我仍然发现自己会时不时地旋转太多的盘子。对于领导者来说，重要的是不要把工作安排过满，放慢速度，评估工作的优先级别，停止同时处理多项工作，然后采取有针对性的行动。 　　第一步是采用艾森豪威尔法则来确定工作的先后顺序，以帮助你保持专注。其次，更加注意避免繁杂的工作和干扰，会有助于你聚焦想要实现的长期目标，并能更有效地利用时间。通过不断练习，这将成为一种习惯，而你也将成为一位更优秀的“转碟表演者”——一位更高效的领导者。 　　作者介绍：Lisa Book，CMA、CSCA、CFM持有者，印第安纳大学东南分校商学院会计学讲师