文章转自《战略财务》杂志 　　不愿自动化其会计核算流程的公司，可能忽视了保留手工流程的全部代价。 　　一直以来采用的会计核算方式已难以为继，在当前环境下尤为如此。手工处理往往混乱耗时，且随着疫情期间很多公司及其财务部门实行远程办公，面临的挑战更为严峻。 　　除新冠疫情外，会计核算还面临着新法规、相关业务影响的新假设以及其他新因素带来的挑战。结算流程占用了大量资源，涉及人员、技术、流程和控制，如今完成相关工作需要更长时间。 　　但保留传统手工流程的实际成本是怎样的？CFO、财务主管、会计经理和会计运营部负责人如何衡量其对企业经营状况的实际影响并确定最重要的问题出在哪里？我们能否量化从手工流程转向自动化核算流程所产生的价值？ 　　手工核算的成本 　　手工核算流程需要并耗费大量资源，其所涉及的五大领域分别为：时间、成本、风险、审计与合规以及人才。让我们逐一进行分析。 　　1.时间 　　众所周知，会计期末（如月末）的手工核算会占用大量宝贵时间，这些时间常用于汇编、验证和处理电子表格及纸质文档装订。日记账分录、分配、调整、总账和公司间会计对账都会耗费时间。 　　通常，我们对于谁在做什么知之甚少，这意味着更多的时间被浪费在等待他人了解工作状态上（如，完成对账）。这些事务延长了结算时间，表现最优和最劣的员工之间的差距超过5天。也就是说，有一整个工作周会计师可以用来识别异常事项和差异，以进一步减轻会计或业务风险、满足新的监管规则要求或解答业务团队提出的问题。对于从事财务规划与分析的人员来说，手工流程同样会耗费时间——他们必须等待更长的时间才能得到财务结果，之后再正式开始规划、预测、分析和建模。 　　根据普华永道发布的The PwC Finance Benchmarking Report 2019-20（pwc.to/39lQU9W）报告，财务自动化和行为变化可以节约30%到40%的工作时间。例如，eBay复杂的账户系统使其月末的财务结算非常麻烦，整个流程耗时长达10天。而周期延长的一个重要原因，就是该公司主要采用手工且需纸质文档的对账系统。员工不断在三孔活页夹中查找辅助性文件，进行复印，随后再归档。 　　一旦要为几个不同的法律实体提供辅助性文件，那就需要数轮电话和电子邮件来跟踪并提交必要的纸质文件。语言障碍、时差和计划内或计划外的休假都可能导致延期，财务结算周期中甚至包含了24小时的滞后量以应对低效。而从手工核算转向自动化后，eBay的财务结算时间从10天缩短为3天。 　　2.成本 　　由于相当多的企业都使用了大量会计人员，降低核算工作成本几乎成为一个不可能的命题。企业数据提取、电子表格、手工调整和数据输入会严重影响工作效率，因为它们通常充当“粘合剂”，来连接大量系统、数据源和实体的会计核算流程。 　　财会职能本身的成本因行业和公司规模不同而差异明显，较大型企业常常从规模经济和共享服务中受益。但在对等企业间比较的话，表现最差和最优者之间仍然存在显著差异，后者的效率比前者高3倍以上。（详见“Metric of the Month: Cost to Run the Finance Function”一文，作者Mary Driscoll，CFO.com）这一差异多源于流程的自动化、标准化和集中化。 　　但正如普华永道报告所指出的，许多CFO往往不会将节省的资金作为企业利润，而是使其在财务预算内产生更多价值：将节省的资金再做投资，为团队与法人实体、分析、预测及规划提供业务支持。 　　几年前，可口可乐公司开始审查其所有的50,000个总分类账账户的资产负债表对账程序。多个系统和手工流程给公司造成了严峻的挑战——800多名员工每月仅在对账上所用的时间就多达14,000小时。而从手工流程转为自动化后，可口可乐得以为团队中从事日常手工对账工作的40%的员工重新分配工作。此后，团队能够更多地关注指标、报告、IT控制和变更治理等工作。自2015年实施自动化转型以来，公司在效率方面节省了数百万美元，而节省的资金又投资于会计职能。 　　3.风险 　　手工核算与财务报表完整性风险密切相关，并增加了舞弊的可能性。在BlackLine近期针对全球1,100多名高管和财务专业人士进行的调查中，55%的受访者表示其没有足够的信心在发布报告之前识别财务数据错误。（参见“Mistrust in the Numbers, BlackLine Study into the Potential Global Scale of Financial Data Inaccuracies”一文） 　　近70%的领导者表示，他们曾基于不准确的财务数据做过重大业务决策。更糟糕的是，只有38%的财务专业人士（最接近核算流程的群体）表示他们相信财务数字。 　　原因是多方面的。在那些不相信财务数据的受访者中，41%的人归咎于手动输入数据，56%的人强调了自动控制和检查缺失、数据提取过程使用大量人工和电子表格过多等问题。除财务报表不准确之外，过于依赖人为干预程序也会增加舞弊的可能性。 　　Dain Donelson、Matthew Ege和John McInnis在“Internal Control Weaknesses and Financial Reporting Fraud”一文中指出，存在重大漏洞的公司，舞弊的发生率要较正常公司高出80%至90%（刊发于Auditing: A Journal of Practice & Theory期刊，2017年8月，45-69页）。有重大漏洞公司的舞弊风险更高，这不足为奇。 　　手工核算通常是实施舞弊的一个重要因素，动因包括对可被修改的电子表格和其他文档的依赖，或者对日记账分录与调整进行过多的手动控制。美国注册舞弊审查师协会（ACFE）发现，在舞弊人员中，40%的人伪造了欺诈性纸质文档，36%的人篡改了纸质文档。此外，27%的人篡改了电子文件或文档，26%的人伪造了欺诈性电子文件或文档。（参见《2020年ACFE全球舞弊调查报告》）手工对账流程在标准化、控制、流量分析流程、职责分离、资产负债表分析、数据完整性以及电子表格依赖方面存在漏洞，因此往往容易引发舞弊行为。日记账分录也因数量庞大、分录更正、缺乏详细的辅助性资料与验证、全公司层面调整分录等，易带来舞弊风险。 　　　4.审计与合规 　　总体而言，审计成本持续上升。在2002年《萨班斯-奥克斯利法案》出台后，审计成本曾一度飙升，此后已趋稳，但为满足审计要求所需的会计处理时间却在不断增加。 　　对账过程中所采取的控制措施在多个地点和业务单元中分散且不同、解释及辅助性文件欠缺，往往造成审计成本增加。缺乏对账龄项目的跟踪、对账不全面、无法快速回答审计师的问题以及缺乏整体可见性，进一步束缚了会计资源，而这又反过来会增加审计的总体费用。 　　鉴于监管和合规范围日益扩大，未来几年情况可能会更为严峻。新的收入确认和租赁会计准则正在对会计工作造成重大影响；美国上市公司会计监督委员会（PCAOB）不断完善的准则更为强调财务报告内部控制，也带来了更大的压力。 　　例如，美国最大的非营利性医疗系统阿森松集团采用的是去中心化财务模式，该模式涵盖了使用多种不同企业资源规划（ERP）系统的各个部门。公司总部会计团队需要执行20,000至25,000次对账工作，这些对账通常要在电子表格上跟踪和共享，这给审计带来了巨大的工作量。 　　而从手工核算转向更为自动化和集中化的核算后，阿森松可减少400小时的审计时间，进而也降低了审计费用。 　　　5.人才 　　重复性的期末结算流程最终还会带来一个问题，且该问题的紧迫性逐年增加。工作满意度不高而无法吸引或留住会计人才，会造成巨大的运营风险。人才短缺也妨碍企业开展新的业务计划或满足新的监管要求。 　　此外，由于缺少适当的分析审查，财务报表风险可能会增加，更不用说招聘和再培训接替人员的成本了。手工流程还会产生其他不利影响——降低员工敬业度、工作效率，并最终降低每个全职人力工时（FTE）带来的效益。例如，盖洛普咨询公司发现，一名主动离职的员工，每拿10,000美元薪水会给企业带来3,400美元的损失。这意味着一名年薪60,000美元的主动离职的员工，每年会给企业带来20,400美元的损失。（详见Paul Petrone发表在领英的“How to Calculate the Cost of Employee Disengagement”一文，The Learning Blog） 　　拥有财务和数据专业知识的会计师，渴望应用最新技术的会计师，或者期望反思和重塑业务流程的会计师，很容易被其他企业挖走，如果这些会计师不得不一直忙于应付手工会计核算事务，或者从ERP系统中提取数据输入电子表格，或者手动输入日记账。在北卡罗莱纳州立大学普尔管理学院和甫瀚咨询近期合作发表的报告中，找到合适的接替人选以及吸引和留住顶级人才，在风险排行榜上的排名从2018年的第六位攀升至2019年的第二位。 　　是时候实施自动化了 　　对会计团队、CFO乃至企业和投资者信心来说，手工流程的成本过高：耗费时间与资源、加剧风险、影响审计及合规流程且耗费人才。不仅如此，在当今快速变化的环境下，随着企业纷纷推出新的商业模式、开展并购并有意将更多资源投入规划和分析，手工流程还会制约企业发展。 　　现代会计解决方案统一了数据和流程、自动化重复性工作，并通过可见性来推动责任制。这可协助组织尽可能自动化地管理其核心财会流程，特别是机械化的文书工作。（见“从手工流程转向自动化的经济效益”） 　　员工无需再使用多行电子表格来完成他们的工作，专为财会部门开发的技术能够更好地控制和查看数据，降低合规风险。 　　但最重要的是，自动化最耗时的手工流程将极大地改变财会职能，因为其将专业人士从收集和核实数据的繁重工作中解脱出来，使之将更多的时间精力放在数据分析上，从而成为企业更高效的战略顾问。向自动化转型的价值从未像现在这样明显，而应用自动化也从未如此便捷。